Dlaczego monday.com jest tak odmienny od wszystkich pozostałych narzędzi do zarządzania projektami na rynku.

monday.com jest prawdopodobnie najbardziej wszechstronnym narzędziem, które znajdziesz - to prawdziwy Szwajcarski Scyzoryk dla menadżerów na całym świecie. 

Oczywiście, możesz używać monday.com do zarządzania wszystkimi swoimi projektami, ale ponadto używać go jako CRM, aby zarządzać kampaniami, śledzić bugs’y, zarządzać projektami realizowanymi wspólnie z klientami lub zarządzać produkcją filmów. Istnieją prawdopodobnie setki możliwości zastosowań. Zauważyliśmy, że zespoły używają go niemal do wszystkiego: od przygotowań do lekcji przez nauczycieli do inżynierów budujących samoloty. 

Chciałbym wyjaśnić, co sprawia, że monday.com tak mocno różni się od innych narzędzi dostępnych na rynku. Oto kilka głównych różnic, dzięki którym ludzie nie mogą już bez niego funkcjonować i zastępują nim pozostałe narzędzia typu: email, Excel oraz inne narzędzia do zarządzania projektami.

 

cactus-with-board.png
 

Powinieneś skoncentrować się na procesach, a nie na zadaniach

Statyczne odhaczanie zadań jako „wykonane” lub „niewykonane”, nie dostarcza innym członkom zespołu oraz menadżerom odpowiedniej informacji jak w rzeczywistości mają się sprawy. Sprawy są zawsze bardziej skomplikowane. 

Co w przypadku: „Opóźnione o jeden dzień” lub „Abym mógł kontynuować, czekam na dane od innej osoby?”. Tego typu prawdziwe statusy nie są prowadzone w żadnym narzędziu do zarządzania projektami: to zawsze odbywa się na zewnątrz, w wątkach email, podczas spotkań i dyskusji. 

Mamy świadomość, że sprawy nie są tak proste, więc monday.com koncentruje się na procesach. Sprawiamy, że w prosty sposób można dostarczyć informację o projekcie lub zadaniach w ujednolicony sposób, który można w przyszłości powielać. To zdecydowanie poprawia wszystkie aspekty zarządzania oraz w komunikacji. W monday.com możesz robić dosłownie wszystko i pozostaje to transparentne dla innych członków zespołu. 

Reasumując: W monday.com myślisz o procesach.

Potrzebujesz wizualizacji, a nie tekstu

Tekst sprawdza się najlepiej, jeżeli siedzisz nad dobrą książką. Kiedy popatrzysz na istniejące systemy oparte na tekście - a wszystkie takie są - aby dowiedzieć o co chodzi, musisz przeczytać wszystko. To zabiera Twój czas, a jeżeli jesteś mocno obłożony pracą, zwyczajnie pominiesz sprawy. 

monday.com jest całkowicie wizualny. Kolorowe oznaczenia statusów po prostu wyświetlają się Tobie, dlatego nie musisz czytać, aby być na bieżąco. Efekty wizualne są niesamowicie ważne w zarządzaniu projektami: pozwalają definiować procesy oraz komunikację bez użycia słów. Jeżeli wyświetlisz monday.com na dużym ekranie w biurze, wszyscy będą mogli mieć podgląd na aktualną sytuację. Wizualność jest efektywna i klarowna dla wszystkich.

Reasumując: Board jest warty tysiąca słów

 
board-with-status-menu.jpg

 

Powinieneś pracować z użyciem tabel, a nie hierarchii

Podczas naszych rozmów z tysiącami menadżerów, gdy zaczynaliśmy tworzyć monday.com, dowiedzieliśmy się, że wszyscy używają arkuszy kalkulacyjnych lub tabel do zarządzania projektami typu high-level. Ludzie myślą tabelarycznie, a nie według hierarchii. To intuicyjny i prosty sposób na właściwą organizację informacji - wszyscy tak robimy. Dlatego zbudowaliśmy tablice w monday.com w postaci tabel i właściwie wyeliminowaliśmy hierarchię w naszym systemie (zobacz nasze rozważania na temat subtask’ów oraz wykresów Gantt’a. Spoiler alert: Nie jesteśmy ich fanami.) 

Większość narzędzi do zarządzania projektami stawia mocno na hierarchię. I to jest problem: hierarchie są bardzo trudne do nawigowania i zawsze istnieje kilka różnych sposobów na ich konstruowanie. To jest mocno dezorientujące. Zastanów się na przykład, kiedy ostatni raz odnalazłeś plik w folderze na komputerze innego użytkownika?

Reasumując: Ludzie myślą w tabelach: to intuicyjne podejście.

Powinieneś koncentrować się na szerszej perspektywie, a nie na zadaniach

Nikt, nie jest w stanie zrozumieć trzy-miesięczny projekt, jeżeli skomponowany jest on z listy zadań. Czasami, jest nam nawet trudno zrozumieć status pojedynczego zadania.

Nawet, jeżeli jego status jest ustawiony na „zakończony”, pozostaje wiele nieznanych nam aspektów, więc zadajemy pytanie: „Czy poinformowałeś wszystkich?”, „Czy już to wysłałeś?”. Robimy tak, ponieważ nie jesteśmy pewni, że projekt został faktycznie zakończony, pomimo że lista zadań jest odhaczona. I wówczas, aby upewnić się, że udało nam się ukończyć projekt na czas, rozpoczyna się niekończąca wymiana wątków w korespondencji email. Oznacza to w rzeczywistości, że te narzędzia nie pomagają nam wykonywać pracę lepiej i szybciej.

Rozwiązaniem jest podejście top-down: zdefiniuj cele, zmapuj procesy i śledź wszystko w jednym miejscu. To jedyny sposób na właściwe planowanie. W monday.com, jeden prosty board zawiera wszystkie informacje. Nie ma potrzeby na dodatkową aktualizację podczas spotkań, ponieważ wszyscy są na bieżąco. Reasumując: Większość narzędzi jedynie tworzy listę prac, natomiast właściwe zarządzanie odbywa się poza nimi. Powinieneś koncentrować się na szerszej perspektywie.

Zmierzmy się z tym: prawie każde rozwiązanie na rynku jedynie tworzy listę prac, koncentrując się na projektach i zadaniach. monday.com koncentruje się na procesach, które są w właściwym podejściem do efektywnego zarządzania oraz operacji.

 

Zacznij korzystać z witryny monday.com już dziś